关于会议的组织者来说，会议策划是会议运作的中心环节;关于参展商来说，会议策划供给的是参展战略和详细方案。

  策划是一种理性思想,以保证未来行将进行的活动，有条有理地按预订的方针进行，是策划者为策划方针进行决议方案策划、探究、规划多种备选方案的进程。决议方案者以策划方案为根底，做出合理的挑选和决断，来保证决议方案的程序化和科学性。

  以展览策划为例,如展览场所、展会规划、展会的主题及时刻的组织、展会品牌、首要合作伙伴(职业)等方面,在会议策划方案中都要事先提出详细的预案。

  施行规划作用是指会议策划能为会议活动供给详细的行动方案。一般来说，会议策划方案经过之后，在详细的施行进程中能够精确的经过状况作恰当调整,但会议活动运转的整体思路与要求是不会改动的，策划方案是会议活动施行的首要依据。

  进程限制作用是指会议策划能组织并限制会议活动的进程。尤其是大型会议活动，所触及的作业千丝万缕，在会议活动履行的进程中，必领严厉依照策划所提出的方案进行作业，这样才能够保证会议活动的顺利进行。

  策划一般会对会议活动开展的久远问题或实质问题，针对会议环境的未来改变开展，进行超前研讨、猜测开展的新趋势、考虑未来开展问题，以进步会议活动策划主体习惯未来和发明未来的主动性。

  作用操控作用是指会议策划能猜测、监督会议项目活动的作用。某一会议活动在履行进程中是不是到达预期的作用，,经过对照策划方案的有关要求就能够明晰地看出。会议策划一方面能对会议活动的终究完结作用来操控，另一方面也能够对策划方案自身的可行性、合理性进行查验。

  会议策划者在进行方案或规划之前，运用科学的策划运作程序对方案进行构思和规划，为方案生成供给谋略,使方案切实可行,使预算投向牢靠。标准运作作用是指会议策划能使会议运作趋于科学、合理、标准。